La consultora de operaciones y cadena de suministro G3M Operational Consulting señala que implantar herramientas sobre procesos poco definidos puede trasladar las ineficiencias al entorno digital. Recomienda comenzar por el diagnóstico operativo, la estandarización y la medición de resultados para decidir después qué tecnología aporta valor.

La digitalización de las operaciones logísticas y de la cadena de suministro plantea un desafío especialmente relevante para las pequeñas y medianas empresas: cómo incorporar nuevas herramientas sin convertir la inversión en una capa adicional de complejidad. Mientras el sector explora aplicaciones de inteligencia artificial, automatización y gemelos digitales, la consultora G3M Operational Consulting considera que una de las prioridades de las pymes debe ser comprobar si sus procesos están preparados para aprovechar esas soluciones.

La firma, especializada en mejora de procesos, aprovisionamiento, almacenamiento y planificación operativa, advierte de que la falta de presupuesto no explica por sí sola las dificultades para digitalizar. Los procedimientos poco definidos, la ausencia de indicadores compartidos y una organización del trabajo que depende de soluciones improvisadas pueden limitar el rendimiento de cualquier herramienta, incluso cuando su implantación técnica es correcta.

«El obstáculo real casi nunca es el primero que se piensa. Antes de faltar el dinero, falta el orden», explica Alejandro Hernández, socio consultor de G3M. El especialista, con más de 25 años de experiencia en proyectos de cadena de suministro, señala que ha encontrado «almacenes con presupuesto prácticamente aprobado para un sistema de gestión que llevaba meses sin ponerse en marcha porque nadie había definido antes cómo organizar el mapa de picking», así como operaciones en las que el mantenimiento preventivo no avanzaba porque faltaba establecer responsabilidades y procedimientos.

«Se le pide a un software que resuelva un problema que en realidad es de gestión, no de herramientas», resume Hernández. «Comprar antes de ordenar no acelera la transformación digital de una pyme; simplemente traslada el desorden a una pantalla más cara».

Tres decisiones antes de invertir en tecnología

Desde G3M proponen abordar la digitalización como una secuencia de decisiones operativas, en lugar de comenzar por la selección de un proveedor tecnológico.

La primera consiste en conocer el proceso real. Mapear cómo se reciben los pedidos, cómo se gestionan las ubicaciones del almacén, dónde aparecen las esperas o cómo se coordinan compras y ventas permite detectar problemas que no requieren necesariamente un nuevo sistema informático. El diagnóstico debe distinguir entre fallos de organización, necesidades de información y tareas que sí pueden beneficiarse de la automatización.

La segunda decisión es estandarizar y medir. La aplicación de metodologías Lean como 5S, la definición de procedimientos operativos y la planificación integrada de ventas y operaciones (S&OP) pueden ayudar a reducir variabilidad y mejorar la coordinación entre departamentos. Para evaluar su efecto es necesario establecer indicadores apropiados: productividad de preparación, errores de pedido, rotación de inventario, nivel de servicio, tiempos de reposición o cumplimiento del plan, según el proceso.

«La mayoría de las ineficiencias que la tecnología promete resolver ya son visibles —y a menudo corregibles— sin comprar nada», afirma Hernández. En su opinión, estas mejoras exigen disciplina de implantación y seguimiento, pero permiten definir mejor los requisitos de cualquier inversión posterior.

La tercera decisión es seleccionar tecnología para resolver un problema concreto y comprobar su retorno. Un sistema de gestión de almacenes puede aportar trazabilidad y control de ubicaciones; una herramienta de planificación, mejorar la coordinación de la demanda y el suministro; y la automatización, reducir determinadas tareas repetitivas. Ninguna de estas soluciones sustituye por sí sola la definición de responsabilidades, reglas de trabajo y objetivos medibles.

La perspectiva de quien dirige una operación

Marcelo Toural, socio consultor de G3M y CEO de la empresa de retail de calzado KRACK THE WALK, aporta una visión complementaria desde la gestión empresarial.

«Cuando soy yo quien tengo que tomar la decisión de invertir en un sistema nuevo, lo que de verdad me frena no es el precio de la licencia o la suscripción, es no tener claro si mi propia operación está lista para aprovecharlo», explica.

Toural señala que, antes de recomendar una herramienta, conviene evaluar si el equipo, los procesos y los datos disponibles permitirán utilizarla de forma consistente. «Cuando acompaño a una pyme desde la consultoría, lo primero que miro no es qué software le conviene, sino si su organización está preparada para que ese software funcione. Si no, es dinero tirado, por pequeña o grande que sea la inversión».

Digitalizar mejor, no digitalizar menos

El planteamiento de G3M no supone renunciar a la transformación tecnológica. Al contrario, busca que las empresas puedan abordarla con objetivos realistas, prioridades claras y criterios para medir sus resultados.

La consultora recomienda evitar proyectos sobredimensionados cuando una intervención más acotada puede resolver el principal cuello de botella. En un almacén, la prioridad puede ser ordenar ubicaciones y normalizar datos maestros antes de implantar un nuevo sistema. En aprovisionamiento, mejorar la planificación y la visibilidad de proveedores puede resultar más urgente que incorporar cuadros de mando complejos. Y en operaciones industriales, definir rutinas de mantenimiento puede ser un requisito previo para extraer valor de herramientas de monitorización.

«La brecha tecnológica es real y, si nada cambia, va a seguir ensanchándose», sostiene Hernández. «Las empresas que consiguen cerrar antes esa brecha no son las que más gastan primero. Son las que ordenan primero».

Para G3M, la competitividad de las pymes no depende de replicar de inmediato las inversiones de los grandes operadores, sino de identificar qué procesos condicionan su productividad y avanzar desde esa base hacia una digitalización proporcionada a sus necesidades.

Sobre G3M Operational Consulting

G3M Operational Consulting es una consultora especializada en eficiencia operativa y cadena de suministro. Acompaña a empresas industriales, comerciales y logísticas en la mejora de procesos de aprovisionamiento, almacenamiento, mantenimiento y planificación, así como en la definición de soluciones organizativas y tecnológicas ajustadas a sus operaciones. Más información: www.g3m.es

Fuente: Emprendedores de Hoy